Con il PPWR la tracciabilità dell’imballaggio non riguarda più soltanto dove è stato prodotto un lotto o a quale cliente è stato consegnato.
Diventa sempre più importante poter ricostruire anche quali informazioni tecniche hanno accompagnato quell’imballaggio lungo la filiera.
Materiali utilizzati, composizione, conformità, riciclabilità, identificazione dell’imballaggio, soggetti coinvolti: una parte crescente di questi dati dovrà essere disponibile, verificabile e collegabile al prodotto corretto.
Per stampatori, cartotecniche e converter questo significa affrontare un problema molto concreto: come mantenere coerente l’identità di un imballaggio dal materiale acquistato fino al prodotto consegnato?
In breve
Il PPWR introduce obblighi che richiedono agli operatori economici di poter identificare gli imballaggi e ricostruire determinati passaggi della filiera.
In particolare:
- i fornitori devono mettere a disposizione dei fabbricanti le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità di imballaggi e materiali;
- il fabbricante deve predisporre la documentazione tecnica e la dichiarazione UE di conformità;
- l’imballaggio deve poter essere identificato mediante tipo, lotto, numero di serie o altro elemento equivalente;
- gli operatori economici devono poter indicare, su richiesta delle autorità, chi ha fornito loro gli imballaggi o i prodotti imballati e a chi li hanno successivamente forniti;
- queste informazioni devono essere conservate per periodi definiti dal Regolamento.
La conseguenza organizzativa è importante: la conformità non dipenderà soltanto dal possesso dei documenti, ma dalla capacità di collegarli correttamente agli imballaggi ai quali si riferiscono.
Dalla tracciabilità fisica alla tracciabilità informativa
Nel settore della stampa e del packaging la tracciabilità non è certamente una novità.
Molte aziende registrano già:
- lotto della materia prima;
- fornitore;
- ordine di produzione;
- macchina utilizzata;
- lavorazioni eseguite;
- controlli qualità;
- quantità prodotte;
- scarti;
- spedizioni;
- cliente destinatario.
È quella che potremmo definire tracciabilità fisica del prodotto.
Permette, per esempio, di partire da una consegna contestata da un cliente e risalire all’ordine di produzione, alle lavorazioni effettuate e ai materiali impiegati.
Con il PPWR a questa struttura si affianca una seconda dimensione: la tracciabilità delle informazioni.
Non basta sapere che è stato utilizzato il materiale X.
Occorre poter sapere quali caratteristiche dichiarate aveva quel materiale, quale documentazione lo accompagnava e a quale versione dell’imballaggio quelle informazioni si riferivano.
Il principio della catena informativa
Un imballaggio nasce normalmente attraverso una sequenza di operatori.
Un produttore realizza una materia prima.
Un altro soggetto può trasformarla o accoppiarla.
Un converter la stampa e la trasforma.
Un’azienda utilizza l’imballaggio per confezionare il proprio prodotto.
Un distributore lo porta sul mercato.
La conformità dell’imballaggio finale dipende quindi da informazioni generate in momenti diversi e da soggetti diversi.
Il PPWR formalizza questa dipendenza.
L’articolo 16 stabilisce, per esempio, che i fornitori di imballaggi o materiali da imballaggio debbano fornire al fabbricante le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità dell’imballaggio e dei materiali.
Questo passaggio è fondamentale.
La conformità non nasce necessariamente all’ultimo anello della catena: si costruisce progressivamente attraverso i dati provenienti dalla filiera.
Un esempio: una scatola stampata
Consideriamo una scatola pieghevole apparentemente semplice.
Per produrla possono essere coinvolti:
- un produttore di cartoncino;
- un produttore di inchiostri;
- eventuali produttori di vernici o coating;
- il converter che stampa e fustella;
- il cliente che utilizza la scatola per confezionare il prodotto.
Dal punto di vista produttivo, la distinta base potrebbe essere molto semplice.
Ma dal punto di vista informativo possono essere rilevanti numerosi elementi: caratteristiche del supporto, composizione dell’imballaggio, presenza di rivestimenti, informazioni necessarie alla valutazione della riciclabilità e documentazione utilizzata per dimostrare la conformità.
Il problema non è soltanto raccogliere questi documenti.
È poter stabilire con ragionevole certezza:
questa documentazione riguarda proprio il materiale utilizzato per produrre questo imballaggio.
Il lotto diventa un collegamento tra mondi diversi
Qui entra in gioco uno degli strumenti più tradizionali della produzione industriale: il lotto.
Il PPWR prevede che il fabbricante assicuri che l’imballaggio riporti un tipo, un numero di lotto, un numero di serie o un altro elemento che ne permetta l’identificazione; quando dimensioni o natura dell’imballaggio non lo consentono, l’informazione può essere fornita nella documentazione che accompagna il prodotto imballato.
Il concetto è semplice, ma le implicazioni sono profonde.
Un identificativo può diventare il punto di collegamento fra:
prodotto fisico → produzione → materiali → fornitori → documentazione tecnica → conformità.
In altre parole, il lotto non serve più soltanto a ricostruire come è stato prodotto qualcosa.
Può servire anche a ricostruire sulla base di quali informazioni quel prodotto è stato considerato conforme.
Il problema delle versioni
Esiste poi un problema meno evidente, ma probabilmente ancora più importante: il tempo.
Supponiamo che un fornitore modifichi la composizione di un materiale.
Il codice commerciale potrebbe rimanere invariato.
La scheda tecnica potrebbe però cambiare.
Potrebbero cambiare alcune caratteristiche rilevanti ai fini della riciclabilità o della conformità dell’imballaggio.
A questo punto conservare semplicemente “la scheda tecnica del materiale X” non è sufficiente.
Bisogna poter determinare quale versione della documentazione era valida quando è stato prodotto uno specifico lotto di imballaggi.
È una differenza sostanziale.
Un archivio documentale conserva documenti.
Un sistema di tracciabilità informativa conserva invece relazioni tra documenti, materiali, versioni, produzioni e prodotti.
Chi ha fornito cosa e a chi?
Il PPWR introduce inoltre un principio esplicito di identificazione degli operatori economici.
L’articolo 22 stabilisce che, su richiesta delle autorità di vigilanza del mercato, gli operatori economici debbano poter identificare:
- chi ha fornito loro imballaggi o prodotti imballati;
- a chi essi hanno fornito imballaggi o prodotti imballati.
Per gli imballaggi monouso queste informazioni devono poter essere fornite per cinque anni dalla fornitura o dall’acquisto.
Per gli imballaggi riutilizzabili il periodo sale a dieci anni.
Non significa necessariamente conoscere ogni singolo passaggio fisico compiuto da ogni confezione.
Significa però poter ricostruire gli anelli della catena commerciale interessati quando occorre verificare la conformità di un imballaggio.
Il vero problema: evitare le isole informative
In molte aziende i dati necessari esistono già.
Il problema è che si trovano in luoghi diversi.
La scheda tecnica arriva via e-mail.
Il certificato del fornitore viene salvato in una cartella.
Il lotto del materiale viene registrato in magazzino.
La distinta base è nel gestionale.
Il controllo qualità è in un altro sistema.
La commessa di produzione contiene altre informazioni.
Il documento di trasporto identifica la consegna al cliente.
Ogni singolo dato può essere corretto.
Ma quando bisogna ricostruire l’intera catena, comincia la ricerca.
Ed è proprio qui che la tracciabilità diventa un problema organizzativo prima ancora che informatico.
La domanda da porsi
Un modo semplice per valutare la propria situazione è scegliere una consegna effettuata qualche mese fa e provare a ricostruirla.
Partendo dal prodotto consegnato, siamo in grado di individuare rapidamente:
- l’ordine di produzione?
- la versione dell’articolo?
- i materiali effettivamente utilizzati?
- i relativi lotti?
- i fornitori?
- la documentazione tecnica applicabile a quei materiali in quel momento?
- le eventuali dichiarazioni di conformità?
- i controlli effettuati?
- il cliente e la consegna?
Se la risposta richiede telefonate, ricerche nelle e-mail, cartelle condivise e memoria delle persone, la tracciabilità esiste, ma non è ancora strutturata.
Non tutto deve necessariamente stare nello stesso sistema
Digitalizzare la tracciabilità non significa necessariamente concentrare ogni informazione in un unico database.
La scheda tecnica originale può rimanere in un sistema documentale.
I dati di magazzino possono essere gestiti dall’ERP.
I risultati analitici possono provenire dal sistema qualità.
Altre informazioni possono arrivare direttamente dai fornitori.
Ciò che conta è mantenere collegamenti affidabili e persistenti.
Un documento deve poter essere associato al materiale corretto.
Il materiale deve poter essere associato al lotto ricevuto.
Il lotto deve poter essere associato alla produzione.
La produzione deve poter essere associata all’imballaggio consegnato.
La qualità della tracciabilità dipende quindi meno dal numero di informazioni archiviate e più dalla solidità delle relazioni fra esse.
Dal dato al Digital Product Passport
È qui che il tema si collega direttamente al Digital Product Passport e, più in generale, ai sistemi digitali di informazione previsti dalla normativa europea.
Un QR code o un altro data carrier può rendere accessibili molte informazioni.
Ma il codice stampato sull’imballaggio è soltanto la porta d’ingresso.
Dietro quella porta deve esistere una struttura informativa capace di fornire il dato corretto.
Il problema non è quindi stampare un QR code.
Quello è tecnicamente semplice.
Il problema è garantire che, quando qualcuno utilizzerà quel codice, le informazioni recuperate siano corrette, aggiornate e riferite esattamente all’imballaggio interessato.
Per stampatori e converter cambia soprattutto il metodo
Per molte aziende del settore il PPWR non richiederà di inventare da zero la tracciabilità.
Richiederà piuttosto di rendere più rigoroso ciò che già viene fatto.
Questo significa progressivamente:
- codificare meglio materiali e componenti;
- gestire le revisioni delle specifiche;
- collegare documentazione e articoli;
- conservare la provenienza dei materiali;
- registrare i lotti effettivamente utilizzati;
- mantenere il legame fra produzione e consegna;
- definire responsabilità chiare sull’aggiornamento dei dati.
Sono attività che possono sembrare amministrative.
In realtà costituiscono l’infrastruttura informativa sulla quale poggeranno molti degli obblighi introdotti dal nuovo quadro normativo.
La tracciabilità non serve soltanto alla normativa
C’è infine un aspetto che vale la pena sottolineare.
Una buona tracciabilità non è utile soltanto per dimostrare la conformità al PPWR.
Quando le informazioni sono strutturate correttamente diventa più semplice:
- analizzare una non conformità;
- circoscrivere un problema a determinati lotti;
- verificare rapidamente quali clienti siano interessati;
- gestire modifiche dei materiali;
- confrontare versioni successive di un prodotto;
- rispondere alle richieste tecniche dei clienti;
- evitare di utilizzare documentazione superata.
La normativa può quindi essere il motivo che porta a rivedere il processo.
Ma il beneficio operativo può andare molto oltre la normativa.
Conclusioni
Con il PPWR la tracciabilità degli imballaggi assume una dimensione nuova.
Non si tratta soltanto di seguire il movimento fisico di materiali e prodotti, ma di mantenere nel tempo la relazione tra l’imballaggio e le informazioni che ne descrivono caratteristiche e conformità.
Per stampatori, cartotecniche e converter la sfida principale non sarà probabilmente raccogliere nuovi dati.
Molti di quei dati esistono già.
La vera sfida sarà evitare che rimangano frammentati tra gestionali, fogli elettronici, documenti, e-mail e conoscenze individuali.
Perché un’informazione esiste davvero, dal punto di vista della tracciabilità, soltanto quando sappiamo a cosa si riferisce, da dove proviene, quale versione è valida e come recuperarla quando serve.
Ed è proprio questa capacità di collegare materiali, documenti, produzioni e soggetti della filiera che trasforma una raccolta di dati in un sistema di tracciabilità.
