Il PPWR non cambia soltanto il modo in cui dovranno essere progettati gli imballaggi.
Cambia anche il modo in cui le aziende dovranno gestire le informazioni relative agli imballaggi.
Riciclabilità, composizione dei materiali, contenuto riciclato, identificazione, documentazione tecnica e informazioni provenienti dai fornitori non sono elementi indipendenti. Sono parti di un sistema informativo che deve accompagnare l’imballaggio lungo il suo ciclo di vita.
Per stampatori, cartotecniche e converter questo comporta una conseguenza importante: molti dati che fino a oggi potevano rimanere distribuiti tra ufficio tecnico, acquisti, qualità, produzione e documenti dei fornitori dovranno essere gestiti in maniera più strutturata.
Il PPWR, quindi, non è soltanto una normativa ambientale.
È anche un problema di organizzazione dei processi e dei dati.
In breve
Con il PPWR le aziende dovranno essere in grado di:
- conoscere con maggiore precisione la composizione degli imballaggi;
- raccogliere e conservare informazioni provenienti dai fornitori;
- collegare materiali, componenti e caratteristiche tecniche al prodotto realizzato;
- documentare la conformità ai requisiti applicabili;
- mantenere aggiornate le informazioni quando cambiano materiali o specifiche;
- identificare gli operatori economici a monte e a valle della filiera;
- rendere disponibili dati e documenti quando richiesti.
La difficoltà principale non sarà necessariamente produrre queste informazioni.
Sarà mantenerle coerenti nel tempo.
Dal prodotto fisico al prodotto documentato
Nel settore della stampa e del packaging siamo abituati a pensare al prodotto soprattutto attraverso le sue caratteristiche fisiche.
Tipo di supporto, grammatura, formato, inchiostri, vernici, adesivi, accoppiamenti, fustellatura, saldatura, lavorazioni.
Con il PPWR a queste caratteristiche si affianca progressivamente un’altra dimensione: quella documentale.
Un imballaggio non dovrà soltanto essere conforme.
L’azienda dovrà essere in grado, nei casi previsti, di dimostrare perché lo è.
Il Regolamento (UE) 2025/40 prevede infatti che il fabbricante effettui la valutazione di conformità e rediga la documentazione tecnica prevista dall’Allegato VII e la dichiarazione UE di conformità. Per gli imballaggi monouso tale documentazione deve essere conservata per cinque anni dall’immissione sul mercato; per quelli riutilizzabili per dieci anni.
Questo modifica inevitabilmente il peso organizzativo delle informazioni tecniche.
Una specifica contenuta soltanto in una scheda cartacea, in un PDF ricevuto per e-mail o nella memoria di chi acquista il materiale può non essere più sufficiente.
Il primo cambiamento: sapere chi possiede il dato
Uno dei problemi più comuni nelle aziende non è l’assenza dell’informazione.
È non sapere dove si trova.
La composizione di un film può essere conosciuta dall’ufficio acquisti.
La scheda tecnica dell’adesivo può essere conservata dall’ufficio qualità.
Le caratteristiche di una vernice possono trovarsi nella documentazione del fornitore.
La struttura dell’imballaggio può essere definita dall’ufficio tecnico.
Il lotto effettivamente utilizzato viene invece registrato dalla produzione.
Finché queste informazioni servono separatamente, il sistema può funzionare.
Quando devono essere ricostruite insieme, emergono le difficoltà.
Il PPWR spinge quindi verso un principio organizzativo semplice:
ogni informazione rilevante dovrebbe avere una fonte identificata, un responsabile e un punto preciso nel processo in cui viene acquisita o aggiornata.
Il secondo cambiamento: la distinta base diventa ancora più importante
Per uno stampatore o un converter la distinta base non rappresenta soltanto ciò che serve per produrre.
Può diventare anche la struttura attraverso cui ricostruire che cosa compone realmente un imballaggio.
Consideriamo, per esempio, un imballaggio flessibile composto da:
- film esterno stampato;
- inchiostri;
- adesivo;
- secondo film;
- eventuale coating o vernice;
- valvola, tappo o altro componente.
Dal punto di vista produttivo sappiamo quali materiali occorrono.
Dal punto di vista del PPWR può essere necessario conoscere anche caratteristiche ulteriori: composizione, peso, riciclabilità, eventuale contenuto riciclato, funzione dei diversi componenti e informazioni necessarie a dimostrare la conformità.
Questo significa che l’anagrafica tecnica del prodotto e quella dei materiali acquistati assumono un’importanza crescente.
Un dato mancante a monte può diventare un problema documentale a valle.
Il terzo cambiamento: i fornitori entrano nel sistema informativo
Il PPWR attribuisce un ruolo preciso anche ai fornitori di imballaggi e materiali per imballaggio.
L’articolo 16 prevede che forniscano al fabbricante le informazioni e la documentazione necessarie a dimostrare la conformità dell’imballaggio e dei materiali.
Per le aziende di trasformazione questo significa che la gestione del fornitore non riguarda più soltanto:
- prezzo;
- disponibilità;
- qualità;
- tempi di consegna.
Riguarda anche la qualità dell’informazione tecnica fornita.
Due materiali apparentemente equivalenti dal punto di vista produttivo potrebbero non esserlo dal punto di vista documentale.
Se uno dei due è accompagnato da informazioni complete, aggiornate e facilmente utilizzabili e l’altro no, questa differenza può diventare significativa.
La documentazione tecnica del fornitore diventa quindi parte del patrimonio informativo aziendale.
Il quarto cambiamento: modificare un materiale non è più soltanto una scelta produttiva
Immaginiamo una situazione molto comune.
Un materiale abitualmente utilizzato non è disponibile e l’ufficio acquisti individua un’alternativa equivalente.
Dal punto di vista produttivo il problema potrebbe sembrare risolto.
Ma se cambiano composizione, caratteristiche o prestazioni rilevanti ai fini della conformità dell’imballaggio, la sostituzione può richiedere una nuova verifica.
Il PPWR stabilisce espressamente che i fabbricanti debbano tenere conto delle modifiche alla progettazione o alle caratteristiche dell’imballaggio e, quando queste possono incidere sulla conformità, procedere a una nuova valutazione.
Nasce quindi una domanda organizzativa:
chi autorizza una modifica tecnica e chi verifica le sue conseguenze normative?
In molte aziende questa procedura dovrà essere resa più esplicita.
Il quinto cambiamento: la tracciabilità non riguarda soltanto i lotti
Quando si parla di tracciabilità, in produzione si pensa immediatamente al lotto.
Quale bobina abbiamo utilizzato?
Da quale fornitore proveniva?
In quale commessa è stata impiegata?
Sono domande fondamentali, ma il PPWR introduce anche una dimensione diversa della tracciabilità.
Gli operatori economici devono poter comunicare alle autorità, su richiesta, l’identità dell’operatore che ha fornito loro un imballaggio o un prodotto imballato e quella degli operatori ai quali lo hanno fornito.
Le informazioni devono poter essere mantenute per cinque anni nel caso degli imballaggi monouso e per dieci anni nel caso degli imballaggi riutilizzabili.
Alla tracciabilità fisica si affianca quindi una tracciabilità informativa della filiera.
Il sesto cambiamento: qualità, ufficio tecnico e produzione devono parlare la stessa lingua
Una delle conseguenze meno visibili del PPWR riguarda i confini tra le funzioni aziendali.
La conformità dell’imballaggio può dipendere contemporaneamente da informazioni gestite da:
Commerciale, che raccoglie le specifiche del cliente.
Ufficio tecnico, che definisce struttura e caratteristiche del prodotto.
Acquisti, che seleziona materiali e fornitori.
Qualità, che verifica documentazione e conformità.
Produzione, che registra ciò che è stato effettivamente utilizzato.
Logistica, che gestisce identificazione e movimentazione.
Amministrazione, quando entrano in gioco dichiarazioni, registrazioni o obblighi collegati alla responsabilità estesa del produttore.
Il problema non è stabilire quale ufficio debba “occuparsi del PPWR”.
Probabilmente sarebbe la domanda sbagliata.
Il vero problema è definire come le informazioni attraversano questi uffici senza perdere coerenza.
Il rischio delle informazioni duplicate
Quando aumenta la quantità di dati da gestire, la reazione più immediata è spesso creare nuovi fogli di calcolo.
È comprensibile.
Un file per i materiali.
Uno per il contenuto riciclato.
Uno per le dichiarazioni dei fornitori.
Uno per le strutture degli imballaggi.
Uno per le informazioni da comunicare ai clienti.
Il sistema può funzionare inizialmente.
Poi un materiale cambia.
Qualcuno aggiorna un file ma non gli altri.
Dopo qualche mese esistono diverse versioni dello stesso dato e diventa difficile stabilire quale sia quella corretta.
Il problema quindi non è semplicemente digitalizzare le informazioni.
Un foglio Excel è già digitale.
Il problema è evitare che la stessa informazione venga mantenuta manualmente in più punti indipendenti.
Una possibile mappa dei dati
Per prepararsi al PPWR può essere utile partire non dal software, ma da una mappa.
Per ogni informazione rilevante si possono porre cinque domande:
1. Da dove arriva?
Cliente, fornitore, ufficio tecnico, produzione, laboratorio?
2. Dove viene registrata?
Anagrafica materiale, distinta base, scheda tecnica, commessa, documento esterno?
3. Chi la valida?
Acquisti, qualità, ufficio tecnico?
4. Che cosa succede quando cambia?
Esiste una procedura di revisione oppure l’aggiornamento dipende dalla conoscenza delle persone?
5. Dove viene utilizzata?
Produzione, documentazione tecnica, dichiarazioni, etichettatura, informazioni al cliente?
Questo esercizio può evidenziare rapidamente i punti deboli.
Spesso non sono tecnologici.
Sono organizzativi.
Non tutti i dati devono essere inseriti manualmente
C’è poi un principio particolarmente importante.
Se un’informazione esiste già all’interno del processo aziendale, dovrebbe essere riutilizzata.
Il peso di un materiale necessario al calcolo di un preventivo può essere utile anche per determinare la composizione dell’imballaggio.
La distinta base utilizzata dalla produzione può contribuire alla documentazione tecnica.
Il lotto registrato durante il consumo del materiale può alimentare la tracciabilità.
L’anagrafica del fornitore può collegare automaticamente la relativa documentazione.
Il dato più affidabile è spesso quello che nasce nel momento in cui avviene realmente il processo che lo genera.
Più volte lo stesso dato viene trascritto, maggiore è la probabilità di errore.
Il PPWR come occasione per rivedere i processi
Una normativa viene normalmente percepita come un insieme di nuovi adempimenti.
In parte è inevitabile.
Ma il PPWR può anche diventare l’occasione per osservare alcuni processi aziendali che spesso si sono sviluppati nel tempo per stratificazione.
Quante informazioni tecniche vengono ancora mantenute in file personali?
Quanti dati vengono copiati manualmente da un sistema all’altro?
Quanto tempo serve per ricostruire la composizione completa di un imballaggio prodotto due anni fa?
Quanto rapidamente possiamo sapere quale materiale è stato utilizzato per una determinata produzione?
Se un fornitore modifica una specifica, sappiamo quali prodotti sono interessati?
Sono domande che hanno valore indipendentemente dal PPWR.
La normativa le rende semplicemente più urgenti.
Non serve aspettare tutte le specifiche definitive
Molti dettagli applicativi del PPWR saranno precisati attraverso atti delegati, atti di esecuzione, metodologie e standard tecnici nei prossimi anni.
Questo potrebbe suggerire di aspettare.
Dal punto di vista organizzativo, però, gran parte del lavoro può iniziare prima.
Non occorre conoscere oggi ogni futuro campo richiesto per verificare:
- come vengono gestite le anagrafiche dei materiali;
- come sono strutturate le distinte base;
- dove vengono conservate le schede tecniche;
- come vengono gestite le revisioni;
- come vengono registrati i lotti;
- come vengono approvate le sostituzioni dei materiali;
- quali informazioni arrivano dai fornitori;
- quali dati vengono trasmessi ai clienti.
Sono fondamenta che rimarranno utili qualunque sia il dettaglio delle future specifiche.
Da dove iniziare
Per uno stampatore, una cartotecnica o un converter può essere utile partire da un campione limitato di prodotti.
Scegliere, per esempio, alcune commesse rappresentative e provare a ricostruire per ciascuna:
- tutti i componenti dell’imballaggio;
- i materiali effettivamente utilizzati;
- i relativi fornitori;
- le informazioni tecniche disponibili;
- la documentazione associata;
- le eventuali informazioni mancanti;
- le persone o i sistemi dai quali è necessario recuperarle.
Il tempo necessario per completare questa ricostruzione è già un indicatore interessante.
Se servono telefonate, e-mail, cartelle condivise, fogli Excel e conoscenze personali per ricostruire un prodotto, il problema non nasce con il PPWR.
Il PPWR lo rende semplicemente visibile.
Conclusioni
Il PPWR porterà nuovi requisiti tecnici, ma una parte importante della sfida sarà organizzativa.
La conformità dipenderà sempre più dalla capacità di collegare ciò che l’azienda acquista, ciò che progetta, ciò che produce e ciò che è in grado di documentare.
Per stampatori, cartotecniche e converter questo significa rafforzare la gestione delle anagrafiche, delle distinte base, della documentazione dei fornitori, delle revisioni e della tracciabilità.
Non necessariamente significa raccogliere enormi quantità di nuovi dati.
In molti casi significa utilizzare meglio quelli che già esistono.
La domanda utile da porsi, quindi, non è soltanto:
“Quali nuovi dati ci chiederà il PPWR?”
Ma anche:
“Se domani dovessimo dimostrare come è fatto un nostro imballaggio, con quali materiali è stato prodotto, da dove provengono le informazioni e quale documentazione le supporta, quanto tempo impiegheremmo?”
La risposta è probabilmente uno dei migliori punti di partenza per capire quanto lavoro organizzativo resta da fare.
Questo articolo fa parte della collana della Biblioteca Tecnica AZUL5 dedicata al Regolamento (UE) 2025/40 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio (PPWR). Nel prossimo articolo raccoglieremo le domande più frequenti sul PPWR, distinguendo gli obblighi già definiti dagli aspetti che saranno precisati nei prossimi anni.
Per i riferimenti normativi ho verificato il testo vigente del Regolamento (UE) 2025/40, in particolare gli articoli 15-16 sugli obblighi documentali e sulle informazioni dei fornitori e l’articolo 22 sull’identificazione degli operatori economici. (EUR-Lex)
